Notariële Aktebank (NABAN)
Wettelijke grondslag
- Wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt.
- Koninklijk besluit van 18 maart 2020 houdende de invoering van de Notariële Aktebank
Op te nemen gegevens
Akten
Alle authentieke akten die werden verleden vanaf 1 januari 2020 en die geen testament, herroeping van testament of contractuele erfstelling bij afzonderlijke akte zijn, binnen termijn voor registratie (art 18 OWN).
De in authentieke vorm verleden testamenten, herroepingen van testament en contractuele erfstellingen bij afzonderlijke akte, worden binnen de vijftien dagen na het verlijden van de akte enkel ingeschreven in de Notariële Aktebank, zonder dat een gedematerialiseerd afschrift wordt neergelegd. Een gedematerialiseerd afschrift van de in het eerste lid vermelde akten zal worden neergelegd in de Notariële Aktebank die beheerd wordt door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat bij de aanbieding ter registratie van de akte.
Zie bijzondere bepalingen aangaande de bijlagen. Latere kant- of voetmeldingen, alsook bijvoegiging of aanhechtingen dienen ook opgenomen te worden, zoals bijvoorbeeld:
- de kantmelding dat een huwelijksovereenkomst gewijzigd werd;
- de melding van aflevering van een eerste of tweede grosse;
- de aanhechting van de beschikking tot aflevering van een tweede grosse;
- bepaalde fiscale verklaringen in de mate dat zij nog niet via eRegistration zouden zijn gebeurd;
- de verbetering aan de voet (art. 16 OWN), doch deze zullen normalerwijze reeds gebeurd zijn in het kader van de neerlegging van de uitgifte via eRegistration;
- de kantmelding van valsverklaring akte (burgerrechtelijk) (art. 904 Ger.W.);
- de doorhaling van een akte of passage van een akte wegens valsheid (strafrechtelijk) (art. 463 SW);
- het herstel van vervalste passages van een akte (strafrechtelijk) (art. 463 SW);
- de verbetering (réformation) van een akte na valsverklaring (art. 463 SW);
- de nietigheid van een akte (art. 114 OWN).
Meta gegevens
- partijen of bij naam genoemde onmiddellijk belanghebbende persoon bij een rechtshandeling opgenomen in de notariële akte (tevens erflater bij akte van erfopvolging of testament);
- datum en repertorium nummer;
- aktetype;
- instrumenterende en tussenkomende notarissen;
- onroerende goederen.
Partijen
Artikel 14 Koninklijk besluit van 18 maart 2020 houdende de invoering van de Notariële Aktebank:
De partijen bij een rechtshandeling in een authentieke akte en de bij naam in de akte genoemde onmiddellijk belanghebbende personen bij een rechtshandeling in een authentieke akte hebben het recht tot consultatie van het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte, hetzij rechtstreeks mits toegangsverificatie, hetzij via de notaris die houder of bewaarder is van de minuut van de akte. De andere personen die recht hebben op mededeling van de akte krachtens artikel 23 van de wet van 16 maart 1803 tot regeling van het notarisambt, hebben op dezelfde manier het recht tot rechtstreekse consultatie van het in de Notariële Aktebank opgenomen gedematerialiseerd afschrift van deze akte, op voorwaarde dat hun hoedanigheid kan worden vastgesteld op geautomatiseerde wijze via een authentieke bron, onverminderd hun recht om zich te wenden tot de notaris die houder of bewaarder is van de minuut van de akte wanneer geen geautomatiseerde vaststelling mogelijk is van hun hoedanigheid.
Zijn partijen of contracterende partijen bij de rechtshandeling:
- de contracterende partijen die als zodanig in eigen naam verschenen zijn in de akte;
- de lastgever die werd vertegenwoordigd in de akte;
- de persoon voor wie werd sterk gemaakt in de akte;
- de meester van de zaak in geval van zaakwaarneming in de akte;
- de persoon voor wie command wordt verklaard;
- de rechtspersoon die werd vertegenwoordigd door zijn organen of lasthebbers.
Geen partijen:
- de verschijnende partij die louter optreedt als vertegenwoordiger van iemand anders (bijv. lasthebbers en vennootschapsmandatarissen, sterkmakers, ...);
- de tussenkomende personen: dit zijn personen die optreden in de akte, maar die niemand vertegenwoordigen en ook geen partij zijn bij de rechtshandeling. Dit is bijv. de echtgenoot die moet tussenkomen om in te stemmen met een rechtshandeling van de andere echtgenoot, de pachter die tussenkomt bij een verkoop van een landbouwgrond,... Deze personen tekenen de akte wel, maar zijn geen partijen. Zij kunnen, in voorkomend geval, wel een onmiddellijke belanghebbende persoon zijn (zie infra);
de getuigen: deze personen moeten optreden in de akte om bijstand te verlenen. Zij zijn ook geen partijen maar zij komen om in bepaalde gevallen (bijv. testament, blinde of doofstomme partij, persoon die niet kan tekenen) te getuigen dat wat in de akte staat wel degelijk overeenstemt met wat gebeurd en gezegd is tijdens het verlijden ervan. Zij tekenen ook de akte, maar hebben geen recht op toegang tot de akte in NABAN;- de onmiddellijke belanghebbende personen (zie infra).
De notitie partij in NABAN loopt niet noodzakelijk gelijk met partij in eRegistration.
Belanghebbende personen
Bij naam genoemde belanghebbende personen bij een rechtshandeling in de akte. Deze putten uit de akte een recht of de bevrijding van een last, dan wel een verplichting of het verval van een recht. Enkel indien ze effectief bij naam worden genoemd. Recht moet actueel zijn en niet louter toekomstig of hypothetisch.
Voorbeelden van bij naam genoemde onmiddellijke belanghebbende personen:
- de lasthebber die wordt aangeduid in een hypothecaire volmachtakte (voor zover die niet als partij is verschenen of vertegenwoordigd);
- de begunstigde van een eenzijdige handlichtingsakte die is opgemaakt door de notaris, evenals de hypothecaire schuldeiser die zijn akkoord heeft gegeven voor de opmaak ervan;
- de erfgenamen, erfgerechtigden en legatarissen die worden vermeld in een akte van erfopvolging; zij zijn geen partij bij deze akte, maar putten er wel rechten uit (vrijgave van de gelden);
- de bestuurders (of andere mandatarissen) van een vennootschap die worden benoemd in de akte, maar niet aanwezig of vertegenwoordigd zijn om die benoeming te aanvaarden; zij zijn geen partij omdat zij niet zijn tussengekomen voor hun benoeming in deze hoedanigheid, maar zij putten rechten hieruit (hun aanstelling) en mogen dus toegang hebben tot deze akte;
- de bestuurders (of andere mandatarissen) van een vennootschap die ontslag en/of kwijting krijgen in de akte, maar niet aanwezig of vertegenwoordigd zijn;
- bij uitbreiding kan men zeggen dat dat ook geldt voor de vennootschap zelf bij haar oprichtingsakte: zij is geen partij (de oprichters wel) want bestaat nog niet, maar is wel bij naam genoemde onmiddellijke belanghebbende persoon en heeft dus recht op toegang tot deze akte.
- de pachter die is tussengekomen om te verzaken aan de uitoefening van zijn voorkooprecht: deze verzaking betreft het verval van een recht dat direct voortvloeit uit de akte;
- de begunstigde van een schenking die niet in de akte is verschenen om te aanvaarden;
- de algemene legataris of legataris ten algemene titel die wordt vermeld in een testament dat werd neergelegd in NABAN naar aanleiding van het overlijden (niet ingeval van vrijwillige voorafgaande registratie);
- de personen over wie een akte van bekendheid (bijv. ter bevestiging van hun identiteit) wordt opgemaakt;
Geen bij naam genoemde onmiddellijke belanghebbende personen voor NABAN:
- de aandeelhouders van een vennootschap die hebben deelgenomen aan de algemene vergadering en die worden vermeld in de aanwezigheidslijst;
- de personen die in de akte zijn opgetreden als lasthebber (ook bestuurders en zaakvoerders), ook al worden zij bij naam genoemd;
- de echtgenoot die in de akte is tussengekomen om instemming te verlenen met een handeling van de andere echtgenoot, zonder partij te zijn;
- de wettelijke en gerechtelijke vertegenwoordigers van de partijen bij de akte;
- de curatoren van een faillissement;
- de persoon die in tweede orde wordt aangeduid in een zorgvolmacht voor het geval de in eerste lijn aangeduide persoon het mandaat niet wil of kan opnemen;
- de schuldeisers van één of meer partijen in de akte;
- de algemene legatarissen en legatarissen ten algemenen titel in een testament tijdens het leven van de erflater (in geval van vrijwillige voorafgaande registratie);
De bij naam genoemde onmiddellijke belanghebbende bij een testament is de algemene legataris of legataris ten algemene titel. Bijzondere legatarissen hebben in principe slechts een beperkte toegang tot het testament (en dus geen algemene toegang in NABAN).
Praktisch
Erfgerechtigden in een akte van erfopvolging: opnemen. Vertegenwoordiger minderjarig kind: opnemen (wettelijke vertegenwoordigers). Opvolger in zorgvolmacht: niet opnemen, geen actueel recht.