Mandatendatabank
Wettelijke grondslag
Artikel 2:7 WVV, § 2:
De statutaire delegaties van de bevoegdheid om de rechtspersoon te vertegenwoordigen ten aanzien van derden, hun wijziging en hun gedeeltelijke of gehele opheffing worden afzonderlijk neergelegd en bewaard in het in het eerste lid bedoelde elektronisch databanksysteem, samen met een kwalificatie daarvan onder de vorm van metagegevens, en zijn vrij toegankelijk. Hun neerlegging geschiedt gelijktijdig met de neerlegging van de statuten waarbij zij werden bepaald, gewijzigd of opgeheven. Dit lid is niet van toepassing op de eventuele vertegenwoordigingsclausules die niet tegenstelbaar zouden zijn aan derden.
En artikel 1:6, eerste lid, Koninklijk besluit van 29 april 2019 tot uitvoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen:
Online raadplegingen gebeuren volgens de technische voorschriften vastgesteld door de Minister van Justitie, behalve voor wat betreft het deel van het in artikel 2:7, § 2, van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen bedoelde elektronisch databanksysteem dat wordt beheerd door de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat en vrij raadpleegbaar is.
Achtergrond
Intern bestuur
Eénhoofdig of meerhoofdig bestuursorgaan
Of de organieke functie (bestuur) door een of meerdere natuurlijke personen wordt ingevuld. Statuten bepalen dit regime. Default wettelijke regeling BV is eenhoofdig (art. 5:70, §1, eerste lid juncto art. 5:73, §1, eerste lid WVV), NV is meerhoofdig (de raad van bestuur, art. 7:85, §1, eerste lid WVV of de raad van toezicht en de directieraad, art. 7:105, §1 respectievelijk art. 7:107, eerste lid WVV).
Het toegelaten in een BV statutair een meerhoofdig (collegiaal) bestuursorgaan te voorzien, en in de NV statutair te bepalen dat de vennootschap kan worden bestuurd door een bestuurder.
Irrelevant hiervoor is het effectief aantal benoemde bestuurders. Het gaat over de individuele bevoegdheid van die de bestuurder.
Externe vertegenwoordiging
Supra (intern bestuur) staat volledig los van de externe vertegenwoordiging. Prokura-regeling. Kwantitatieve en kwalitatieve beperkingen zijn mogelijk, doch deze dienen in de statuten te worden opgenomen en zijn niet tegenwerpelijk aan derden.
Op te nemen gegevens
De statutaire vertegenwoordigingsregelingen. De mandatendatabank gaat enkel over de (externe) vertegenwoordiging van de vennootschap!
Titels "Intern bestuur" en "Externe vertegenwoordiging" opnemen in akte. In deze laatste is het best geen beperkingen op te nemen, want deze zijn niet tegenwerpelijk en dus niet op te nemen in databank (apart opnemen).
Ook indien de clausules op moment van de toevoeging nog geen uitwerking hebben is het vereist deze op te nemen (bvb nog geen gedelegeerd bestuurder benoemd).
Concreet
Eénhoofdig bestuursorgaan of meerhoofdig bestuursorgaan met éénhandtekeningsclausule
- Concurrerend-generieke bevoegdheid: Elke bestuurder kan alleen handelend de vennootschap kan vertegenwoordigen.
- Exclusief-functionele bevoegdheid: Individuele vertegenwoordigingsbevoegdheid wordt voorbehouden voor die bestuurders die naast hun bestuursmandaat nog een bijkomende (“accessoire”) functie uitoefenen. Voorbeeld: (“de gedelegeerde bestuurder alleen handelend”)
- Exclusief-nominatieve bevoegdheid: één of meerdere bestuurders die nominatim worden aangeduid.
meerhoofdig bestuursorgaan (“college” ?) of meerdere éénhoofdige (interne) bestuursorganen
- concurrerend-generieke twee- of meerhandtekeningsclausule: twee (of meer) bestuurders moeten gezamelijk optreden. Bijvoorbeeld: (“om het even welke twee bestuurders gezamenlijk handelend”).
- exclusief-functionele twee- of meerhandtekeningsclausule: twee (of meer) bestuurders die tevens een bijkomende of accessoire functie uitoefenen moeten gezamenlijk tekenen.
- exclusief-nominatieve twee- of meerhandtekeningsclausule: twee (of meer) nominatim aangeduide bestuurders moeten tekenen.
Bijzondere clausules inzake vertegenwoordigingsbevoegdheid die tegenwerpelijk zijn aan derden
Clausules die betrekking hebben op de volledige vertegenwoordigingsbevoegdheid. Dit zijn varianten op één-, twee- of meerhandtekeningsclausules die niet kunnen worden beschouwd als kwantitatieve of kwalitatieve restricties en evenmin als bevoegdheidsverdelingen, en die bijgevolg toch tegenwerpelijk zijn aan derden.
Voorbeelden:
- Bovenop het bezit van de hoedanigheid van bestuurder wordt nog een bijkomende vereiste gesteld aan de bestuurder, zonder dat het een functie in de vennootschap betreft (exclusief-functioneel) en zonder nominatim vermelding (exclusief-nominatief). Zoals een statutaire tweehandtekeningsclausule 1 A bestuurder en 1 B bestuurder.
- De vereiste van het gezamenlijk optreden van alle bestuurders of van alle bestuurders die een bepaalde accessoire functie uitoefenen in de vennootschap (zoals alle gedelegeerde bestuurders).
Standaard situaties
BV
Eenhoofdig bestuursorgaan met concurrerend-generieke éénhandtekeningsclausule. Type: generieke éénhandtekeningsclausule. Functie: bestuurder.
Exclusief-nominatieve éénhandtekingsclausule. Type: nominatieve éénhandtekeningsclausule. Functie: statutair bestuurder (identiteit moet in de statuten zijn opgenomen).
Concurrerend-generieke, exclusief-functionele of exclusief-nominatieve twee- of meerhandtekeningsclausule. Type: twee- of meerhandtekeningsclausule. Functie: in beginsel “bestuurder”, behoudens, in voorkomend geval, “persoon gelast met het dagelijks bestuur”, bij een exclusief-functionele twee- of meerhandtekeningsclausule ten gunste van de gedelegeerd bestuurder(s), dan wel “statutair bestuurder” bij een exclusief-nominatieve twee- of meerhandtekeningsclausule ten gunste van de statutaire bestuurder(s).
Niet op te nemen gegevens
Statutaire vertegenwoordigingsclausules die niet tegenstelbaar zijn aan derden (kwantitatieve en kwalitatieve beperkingen die niet de volledige vertegenwoordigingsbevoegdheid betreffen).
Statutaire clausules die de mogelijkheid om volmachten toe te kennen, bevestigen (niet creëren – een rechtspersoon beschik van rechtswege over deze bevoegdheid, ook zonder een statutaire bepaling in die zin).
Dagelijks bestuur is niet op te nemen (is niet gelijk aan gedelegeerd bestuurder).
Volgens De Bie (De sleutel(s) tot de notariële mandatendatabank: bestuur versus vertegenwoordiging en organieke vertegenwoordiging versus vertegenwoordiging krachtens volmacht) is het dagelijks bestuur niet op te nemen.
M.i. is dat echter niet het geval. Volgens artikel 2:7, §2, tweede lid WVV moeten immers enkel statutair delegaties worden opgenomen in de statutendatabank, en het orgaan van dagelijks bestuur is geen statutaire delegatie, maar een delegatie bij besluit van het bestuursorgaan. De artikelen 5:79, eerste lid, 6:67, eerste lid en 7:121, eerste WVV bepalen immers dat “het bestuursorgaan (...) het dagelijks bestuur van de vennootschap, alsook de vertegenwoordiging wat dat bestuur aangaat, (kan) opdragen aan een of meer personen, die elk alleen, gezamenlijk of als college optreden.” Het dagelijks bestuur is dus een (sub)delegatie door het bestuursorgaan en het moet als dusdanig niet worden opgenomen in de statutendatabank. De vermelding van de categorie “persoon gelast met het dagelijks bestuur” onder de rubriek Functie betreft bijgevolg enkel de accessoire of bijkomende functie die een bestuurder moet bekleden in het kader van een exclusief-functionele een-, twee- of meerhandtekeningsclausule.